Mengajukan dan Mencetak Surat Keterangan Aktif

Sebelum mulai

KRS semester ini sudah disetujui dosen wali (Registrasi Semester sampai KRS Disetujui).
Ketahui keperluan surat, karena isinya ikut tercatat.
Untuk tunjangan keluarga, siapkan salinan Kartu Keluarga dan SK kepegawaian / KP4 orang tua.
Siapkan printer, atau simpan PDF-nya untuk dicetak nanti.

Langkah 1: Pastikan registrasi Anda lengkap

Periksa status registrasi semester ini di Registrasi Mahasiswa > Semester.

Status registrasi di halaman Registrasi Semester.

Surat Aktif hanya terbit bila Anda terdaftar pada periode itu, registrasi sudah melewati perwalian, dan KRS berisi mata kuliah. Bila salah satunya belum, pengajuan ditolak dengan pesan Status AKTIF (A) belum dapat diterbitkan karena ... beserta alasannya, misalnya belum mengisi KRS (belum mengambil mata kuliah). Selesaikan yang kurang dulu, lalu ajukan lagi.

Langkah 2: Buka halaman permintaan

Buka Status Semester > Data Status Semester.

Halaman Permintaan Surat Keterangan dengan bagian Pengajuan dan Daftar Surat Keterangan.

NPM / NIM sudah terisi akun Anda. Bagian Pengajuan berisi form, dan Daftar Surat Keterangan di bawahnya memuat surat yang pernah Anda ajukan. Arti setiap status ada di bagian Informasi di bawah halaman. Rinciannya di Surat Keterangan Status Semester.

Langkah 3: Isi pengajuan

Pilih Tahun Akademik, Semester, dan Status Semester Aktif. Isi Keterangan dengan keperluannya, lalu klik New dan Create.

Form Pengajuan dengan Tahun Akademik, Semester, Status Semester, dan Keterangan.

Kolom bertanda centang wajib diisi, termasuk Keterangan. Pengajuan baru tersimpan saat Create diklik. Surat untuk tunjangan keluarga? Isi juga bagian Orangtua / Wali (Tunjangan), lalu serahkan salinan dokumennya ke bagian akademik untuk diverifikasi.

Langkah 4: Periksa kartu surat Anda

Lihat kartu baru di Daftar Surat Keterangan.

Dua kartu permintaan: kuning Menunggu Diproses dan hijau Terbit.

Surat Aktif langsung berlabel Terbit, kadang dengan keterangan pengesahannya seperti Terbit (QR). Status lain, seperti Cuti, berlabel Menunggu Diproses sampai bagian administrasi menerbitkannya. Hanya ada satu surat per tahun akademik dan semester. Bila muncul pesan Anda sudah mengajukan permintaan Surat Keterangan untuk periode ini., pakai kartu yang sudah ada.

Langkah 5: Cetak surat

Klik Cetak Keterangan pada kartu yang sudah Terbit.

Surat keterangan PDF dengan nomor dan QR.

PDF memuat nomor surat dan QR. Siapa pun yang memindai QR itu bisa memeriksa keaslian surat Anda. Surat yang sudah terbit bisa dicetak ulang kapan saja dari kartu yang sama.

Penting

Dokumen yang sah adalah cetakan bertanda tangan dan stempel basah. Bawa hasil cetak ke bagian administrasi akademik.

Langkah 6: Ajukan lagi di semester berikutnya

Surat keterangan menerangkan status Anda pada satu semester. Semester berikutnya, ulangi langkah 1 sampai 5 sesudah KRS baru disetujui.

Surat lama tetap tersimpan sebagai kartu di Daftar Surat Keterangan dan bisa dicetak ulang. Butuh surat Cuti atau Menunggu Ujian? Syaratnya berbeda: KRS harus kosong, dan suratnya menunggu diproses bagian administrasi.

Selesai

Surat keterangan Aktif Anda kini terbit dan tercetak. Bawa cetakannya ke bagian administrasi akademik untuk ditandatangani sebelum diserahkan.